信息化背景下高校學生檔案管理工作的新發(fā)展

一、以往高校學生檔案管理工作存在的問題

    信息化技術的不斷發(fā)展，促進了整個社會的管理手段產生了翻天覆地的變化，如果不能緊跟時代發(fā)展的潮流，在高校學生檔案管理中充分認識到信息化技術的重要性，就會制約高校學生檔案管理工作的發(fā)展，影響檔案的利用效益，對學生的學習、就業(yè)造成很大的影響，所以為了更好地在高校中普及信息化技術，我們就必須認識到目前高校雪深檔案管理工作中存在的問題：

    1、缺乏必要的制度保證

    任何新的技術或者是新思想的形成都是需要一定的基礎的，同樣信息化技術在高校學生檔案管理管理中的推行也是需要一定的制度基礎的，現在高校管理學生檔案缺乏一定的標準，有的分配給相應的院系來管理，還有的就是把整個學校的檔案都放在一起，學生的檔案管理工作實際上缺少一定的專門的管理部門，標準不一的管理形式，管理制度缺乏必要的標準，既沒有相關的部門的保證，也沒有相關人員的定額配置，檔案管理工作的績效、考勤、人員晉升等工作都不是很到位，由于缺乏必要的制度保證使得高校的學生檔案管理工作不具備實行信息化的制度保證，既提出不了必要的場所設備，也提供不了專業(yè)的人才，也沒有相應的人事管理制度做配套，學生檔案管理的效率也無從保證。

    2、思想觀念滯后

    很多高校在認識高校學生檔案管理工作的時候的觀念還是非常陳舊的，認為檔案管理就是配備一定的人員對檔案信息進行必要的收集、錄入、編碼、歸檔、設置檢索等步驟，如果學生需要自己的檔案的話就可以自己去檔案室去拿。但是隨著信息技術的不斷發(fā)展，就使得這種方法已經不符合資源最佳配置的方式，使得這種管理方式遭到市場法則的遺棄，其不但存在檔案流復雜、檔案缺乏備份、調閱困難等問題，對于學校整體的管理方面來說也存在著具體的制約作用，高校學生的檔案管理是學校真?zhèn)€管理工作的基礎，只有處理好學校的檔案管理工作，才能讓當事人安心工作學習，減少顧慮。

    3、管理方式比較陳舊

    由于沒有領導的重視，使得高校這個事業(yè)單位的改革無法得以進行，致使學校的學生檔案管理活動仍然比較陳舊，管理的手段還是以手動方式為主，造成了檔案管理人員大量的時間和精力都在進行調閱檔案資料的過程中，大大影響了工作效率，以信息化技術為基礎的新型的檔案錄入方式因為缺乏必要的引用渠道和認知，導致高校學生檔案管理非常低效。

    4、缺乏必要的設備

    現在高校學生檔案管理方面缺乏必要的計算機、掃描機等相關的設備基礎，使得信息化檔案管理工作沒有物質基礎。這和學校的資金投入比例方面有著很大的關系，同時也和現在的高校的擴招和基礎設施建設占用了大量的資金有關，使得高校在采購必要的設備方面存在著相應的困難。

   5、缺乏專業(yè)的人才

    信息化的管理方式的建立，需要專業(yè)化的管理人才，但是目前在高校的檔案管理工作上面人員一般都不專業(yè)，真正的檔案管理專業(yè)的大學生的數量相對較少，而很多都是年齡比較大的管理人員，這對于信息技術的普及也存在很大的制約。

二、信息化背景下高校學生檔案管理工作發(fā)展的趨勢

    1、建立新的管理制度

    為了能夠讓信息技術在高校進行推廣，就需要教育部門以及高校對高校學生的檔案管理工作進行必要的制度，其中不但要包括檔案管理的場所、人員、考核、升遷、管理方式等，還需要對技術的更新方面進行必要的規(guī)定，要形成一種相對完整的管理體系，并且能夠及時對信息化技術進行及時的更新。

    2、思想時代化

    信息化技術的發(fā)展對于我國社會經濟的發(fā)展來說是有目共睹的，但是在高校學生檔案管理方面卻沒有能夠看到其對于高校的影響，這主要是存在資源在社會的各個部分的影響程度相對來說并不一致，這可能是信息化技術在高校學生檔案管理方面的滯后現象，但是這都是現實的，隨著學生檔案管理工作越來越復雜，要求越來越高，高校的檔案管理部門就會產生加快檔案管理動作的效率的要求。而這就會逐步解放人們的思想，高校學生檔案管理工作沒有被重視，不重視縱然是一方面的因素，但是社會資源調節(jié)的不一致性也是其重要的原因，隨著人們對于檔案工作緊迫性的認識不斷加強，在高校檔案管理工作方面思想的解放將很快出現。

    3、管理方式科學化

    隨著計算機通訊技術的發(fā)展，相關先進的技術設備的不斷更新，信息化的檔案管理方式將逐步在高校間進行，并且同樣伴隨著人們認識水平的不斷提高，對于信息化的認識不斷深入，其對于信息化工作方式的了解也越來越深投入，對于在錄入檔案、歸檔、分類、編碼、檢索方面信息化所發(fā)揮的變革性的作用面前，就能夠激發(fā)檔案管理人員的學習興趣，一方面促進了檔案管理人員相關業(yè)務水平的進步，另一方面提高了高校學生檔案管理水平。

    4、人員的專業(yè)化

    信息化的管理方式需要非常高的技術水平，而現在高校中的檔案管理人員大多對這些技術并不十分熟練的掌握，專業(yè)人才的流入就成為了高校信息化檔案管理方式的發(fā)展的必然方向。專業(yè)化人才的流入主要分為三個方面：一個方面就是在自己的學校里面循尋找相關專業(yè)的人才，可以作為其職業(yè)，也可以作為其考研培養(yǎng)的一個項目，這樣就能保證一定數量的人才供應，加大學生們參與這份工作的熱情；第二個方面就是外校的畢業(yè)生，隨著現在的就業(yè)壓力越來越大，在高校工作是對那些檔案管理專業(yè)的學生很好的一個工作機會，其不斷穩(wěn)定，并且對于發(fā)展其能力也有很廣闊的平臺；第三個方面就是其他行業(yè)的計算機人才，由于信息化的檔案管理方式，需要很高的計算機技術，這就需要引起一定的計算機方面的人才，而現在計算機人才市場呈現的是企業(yè)有利，大量的計算機專業(yè)的人才不得不選擇其他行業(yè)來解決生存問題，而高校在這個時候引進人才是一個比較好的選擇。通過高校學生檔案管理工作人才的專業(yè)化與多元化，高校學生檔案管理工作將出現新的生機。

    5、基礎設備齊全

   資金和人才的大量流入，相應的設備也會逐步的完善，由于適合高校信息化、科學化的發(fā)展目標，更多的高校會為高校學生檔案管理信息化工作投入更多的精力，相應的計算機的添置、掃描儀器等儀器也會隨著信息化管理技術的不斷完善而進入到高校學生檔案管理工作中去，更大程度地提高高校學生檔案管理工作的信息化水平。

三、總結

    高校學生檔案管理信息化是一個高校檔案管理工作發(fā)展的一個趨勢，只有充分看到以前我們高校學生檔案管理工作中存在的問題，我們才能進一步分析高校學生檔案管理工作的發(fā)展趨勢，以此為相應的發(fā)展趨勢而做出相應的準備，早日促進高校學生檔案管理工作的新發(fā)展，使高校學生檔案管理工作更加效率、科學。

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