基建檔案管理問(wèn)題存在原因及分析

高職院?；n案是高校工程建設(shè)全過(guò)程中形成的需要?dú)w檔有保存價(jià)值的文件。它包括項(xiàng)目前期的市場(chǎng)調(diào)查、可行性研究、計(jì)劃、決策和相關(guān)證件如環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、國(guó)有土地證使用證、 城市規(guī)劃許可證，地質(zhì)勘探報(bào)告，設(shè)計(jì)施工圖紙，設(shè)計(jì)圖紙審批，所在地建委備案審批，當(dāng)?shù)亟ㄖこ藤|(zhì)量監(jiān)督站備案審批，辦理施工許可證，施工單位及監(jiān)理單位的招標(biāo)，確立施工單位及監(jiān)理單位，進(jìn)入施工階段，施工過(guò)程中產(chǎn)生的一系列文件和竣工資料（主要是施工單位提交給城建檔案館的內(nèi)業(yè)資料），最后是建設(shè)單位辦理房產(chǎn)證等這些過(guò)程中形成的文字、圖紙或者是音像材料。校園基本建設(shè)是任一所高校建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)，高?；n案見(jiàn)證校園發(fā)展歷史，是高校工程建設(shè)的真實(shí)、客觀、完整、系統(tǒng)的反映，無(wú)論是對(duì)于校園歷史證明、保存與研究還是原建筑物后期的維修改造都有非常重要的價(jià)值。

一、高?；n案管理現(xiàn)狀

檔案是一門應(yīng)用學(xué)科，源于社會(huì)實(shí)踐。高?；n案源于校內(nèi)工程項(xiàng)目，從立項(xiàng)申報(bào)、審批入庫(kù)、設(shè)計(jì)咨詢、施工圖設(shè)計(jì)、造價(jià)預(yù)算、預(yù)算評(píng)審、公開(kāi)招標(biāo)施工和監(jiān)理單位、簽訂施工和監(jiān)理合同、完成施工、竣工驗(yàn)收、完成竣工圖、結(jié)算評(píng)審、檔案歸檔等全過(guò)程中形成的具有保留價(jià)值的文件。高校基建檔案是工程建設(shè)的歷史再現(xiàn)，是高校自身校史建設(shè)的有機(jī)整體的一部分，但由于使用頻率低，不被重視，目前高職院校基建檔案管理存在以下現(xiàn)狀。

基建檔案呈現(xiàn)不完整、不系統(tǒng)、不精確

20世紀(jì)40年代中國(guó)開(kāi)始興辦檔案專業(yè)教育，武昌文華圖書館?？茖W(xué)校設(shè)立檔案管理?？疲?0年代，建立檔案學(xué)基礎(chǔ)理論與應(yīng)用理論技術(shù)并重的檔案學(xué)學(xué)科體系，高校基建檔案在此產(chǎn)生并逐漸慢慢成長(zhǎng)。我國(guó)多數(shù)高校有幾個(gè)共同的特征，學(xué)校經(jīng)歷史事件，搬遷、合并、分立甚至是戰(zhàn)亂，很多校園建筑物基建檔案資料不全，難以恢復(fù)歷史原樣，許多基建檔案按照熟悉歷史情況人員回憶補(bǔ)建，一定程度上不夠完整，與真實(shí)情況有出入；校園基建檔案發(fā)展伴隨國(guó)家房產(chǎn)政策相應(yīng)變化，在政策不斷完善過(guò)程中檔案收集不夠系統(tǒng)，不斷完善；基建檔案雖然是在工程項(xiàng)目過(guò)程中形成，但都是人為事后匯編，存在遺漏、缺失、不精確等現(xiàn)象。

基建檔案來(lái)源廣、雜、繁，涉及部門多，歸檔周期長(zhǎng)

工程建設(shè)涉及多方主體，建設(shè)、監(jiān)理、設(shè)計(jì)、地質(zhì)勘查、施工多單位，還有建設(shè)主管部門、質(zhì)量監(jiān)督部門、土地審批部門、消防、招標(biāo)和材料供應(yīng)商等，參與部門眾多，跨部門協(xié)作，所以基建檔案來(lái)源廣、雜、繁；基建周期長(zhǎng)，一個(gè)小型工程項(xiàng)目從計(jì)劃到交付使用快則2-3年慢則不確定，光土地審批、項(xiàng)目申報(bào)需很長(zhǎng)時(shí)間，更別提中大型工程項(xiàng)目，從立項(xiàng)到交付使用需5-8年是普片現(xiàn)象，所以一個(gè)建筑物完整檔案歸檔時(shí)間取決于建筑物的建筑的時(shí)間，完整的基建檔案須經(jīng)過(guò)項(xiàng)目可行性研究、用地審批、地質(zhì)勘查、設(shè)計(jì)圖、施工圖審、預(yù)算評(píng)審、公開(kāi)招投標(biāo)、委托監(jiān)理單位、簽訂施工合同、現(xiàn)場(chǎng)管理、驗(yàn)收、結(jié)算等眾多過(guò)程。

（三）基建檔案形成過(guò)程動(dòng)態(tài)性、難控制、繁收集

基建檔案始于項(xiàng)目前期計(jì)劃，終于項(xiàng)目驗(yàn)收結(jié)算，檔案收集是貫穿從立項(xiàng)到竣工結(jié)算整個(gè)過(guò)程中，基建工程是動(dòng)態(tài)過(guò)程，在施工過(guò)程中存在多方因素需工程變更，導(dǎo)致前期收集基建資料被后期實(shí)際情況替代。如我院天河校區(qū)供水管網(wǎng)項(xiàng)目原計(jì)劃在地面建立一座蓄水池，施工設(shè)計(jì)圖完成，但在施工過(guò)程中因各種因素，須將水池由地面建設(shè)變?yōu)榈叵拢┕の恢糜凶兓?、施工工藝有改?dòng)，需重新勘測(cè)地質(zhì)，重簽勘測(cè)合同、調(diào)整設(shè)計(jì)方案，更新設(shè)計(jì)圖，由此產(chǎn)生了大量的資料和檔案，這種動(dòng)態(tài)的、不確定工作給收集和整理檔案帶來(lái)了不少難度。

（四）基建檔案資料使用率低、檔案工作不被重視

根據(jù)高校檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域范疇，確定為十個(gè)一級(jí)類目，其主要內(nèi)容如下：黨群、行政、教學(xué)、科學(xué)研究、產(chǎn)品、生產(chǎn)與科技開(kāi)發(fā)、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、出版、外事和財(cái)務(wù)。學(xué)生學(xué)籍檔案、教職工人事檔案及財(cái)務(wù)檔案維護(hù)和更新最快最頻繁，基建檔案使用率最低，無(wú)論是從使用人群范圍還是從借閱時(shí)間來(lái)看基建檔案只是極少數(shù)人才會(huì)用到，正是因?yàn)槭褂寐实?、關(guān)注人群較少，基建檔案管理工作被誤認(rèn)為不重要，基建檔案管理人員被認(rèn)為可有可無(wú)。

基建檔案管理不規(guī)范，檔案管理與基建部門脫節(jié)

由于基建檔案歸檔跨度時(shí)間長(zhǎng)，涉事主體多，工程動(dòng)態(tài)性，資料全是手工收集，收集難度大，檔案管理者如不是基建專業(yè)的不清楚也很難了解基建資料，基建檔案管理不同于學(xué)生學(xué)籍管理，沒(méi)有規(guī)定的成績(jī)科目和時(shí)間，也不同于教職工人事檔案管理，如沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)的基建檔案辦法和規(guī)定，普通的檔案管理員很難將基建檔案完整有序管理，他們無(wú)法判斷和辨別哪些資料有效，事件發(fā)生先后順序以及因果聯(lián)系，主要原因是檔案管理員缺少了基建方面相關(guān)知識(shí)或是與基建部門溝通脫節(jié)。

二、基建檔案管理問(wèn)題存在原因及分析

（一）基建工程自身特點(diǎn)及現(xiàn)實(shí)條件

校園基礎(chǔ)建設(shè)工程是校園存在及發(fā)展最基本的物質(zhì)條件之一，校園發(fā)展依賴于基建工程，基建工程從項(xiàng)目申報(bào)到施工驗(yàn)收從來(lái)就不是一蹴而就的，很多高校成立之時(shí)建筑物已存在，由于房產(chǎn)政策及歷史原因沒(méi)有建筑物檔案，相應(yīng)國(guó)家政策完善后校園補(bǔ)錄檔案所以存在不完整、不系統(tǒng)、不精確的現(xiàn)象。有一些高職院校近二十多年來(lái)都是在不停的合并擴(kuò)張，高職院校建筑物也隨校名不停更名，基建管理人員也在不停更換，在這過(guò)程中建筑物維修維護(hù)基建檔案被人為收集和保存不容易，必定存在遺漏和不全面、不系統(tǒng)的現(xiàn)象。

（二）基建工程自身專業(yè)性與客觀性，收集難度大

工程基建工期長(zhǎng)，完整的基建檔案是從項(xiàng)目申報(bào)至項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后收集一切資料，基建周期長(zhǎng)，涉及多部門資料。如我校白云校區(qū)宿舍、飯?zhí)煤途C合樓建筑面積5.3萬(wàn)平方從計(jì)劃申報(bào)至建成歷時(shí)8年，基建涉事主體多除建設(shè)方、勘測(cè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位外還有城市規(guī)劃局、城市建設(shè)質(zhì)量、安全主管等眾多部門，檔案的形成都源于這些涉事主體間活動(dòng)過(guò)程中形成有價(jià)值的有關(guān)圖片、文字等載體信息。

基建工程檔案管理投入低

高職院校每學(xué)期都花大量費(fèi)用更新和維護(hù)學(xué)生學(xué)籍管理檔案、教職工人事檔案，卻不會(huì)花大量時(shí)間和金錢投入基建檔案，因使用率低，使用人群少，很少關(guān)心本校的基建檔案，只是少數(shù)關(guān)心基建或者是基建工作者因工作需要來(lái)查閱檔案，有的學(xué)校好幾年都沒(méi)有一項(xiàng)新建基建工程，有的學(xué)校建筑物沒(méi)有房產(chǎn)證也不愿意去辦理即便資料不缺，因?yàn)檗k理房產(chǎn)證除了時(shí)間漫長(zhǎng)費(fèi)用是一大筆開(kāi)支，學(xué)校不愿意投入大量時(shí)間和資金去維護(hù)和整理基建檔案，有的高校都沒(méi)有建立起基建檔案管理。

對(duì)基建檔案重要性認(rèn)識(shí)不到位，部分檔案管理人員缺乏職業(yè)素養(yǎng)

正是使用基建檔案人群不多，且基建項(xiàng)目有限，所以很多人認(rèn)為基建檔案不重要，甚至看到工程基建檔案占地體積大，使用率低，借閱人群少也歸結(jié)其用途不大；部分檔案管理員在檔案管理過(guò)程中把基建檔案與學(xué)生檔案、財(cái)務(wù)檔案和人事檔案同等處理，如沒(méi)有基建專業(yè)相關(guān)知識(shí)卻很難維護(hù)好基建檔案，檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)在一定程度上決定這檔案資料質(zhì)量。

（五）基建檔案沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)化、信息化、制度化、規(guī)范化

高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案管理國(guó)家有統(tǒng)一的學(xué)信網(wǎng)管理系統(tǒng)，標(biāo)準(zhǔn)化要求和操作；教職工人事檔案每個(gè)省份都有管理系統(tǒng)；財(cái)務(wù)檔案學(xué)校有成熟的財(cái)務(wù)系統(tǒng)，唯獨(dú)基建檔案高校目前還沒(méi)有統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，很多學(xué)校有基建經(jīng)驗(yàn)管理者會(huì)借助城建檔案館基建檔案需求復(fù)制一套檔案，但城建檔案只是必要的基本資料，學(xué)?；n案還應(yīng)該補(bǔ)充工程前期資料、基建過(guò)程中突發(fā)事件及驗(yàn)收后房產(chǎn)信息。學(xué)?；n案標(biāo)準(zhǔn)沒(méi)有形成檔案制度化、規(guī)范化、信息化和系統(tǒng)化。

三、基建檔案管理對(duì)策及措施

（一）建立健全基建檔案管理制度

  基建檔案使用人群雖不多，但完整的校園工程基建檔案對(duì)于學(xué)?；A(chǔ)建筑物的維修和改造有著重要作用，如地下管線、給排水管道、高壓電線及化糞池的平面圖和竣工圖對(duì)日后校園建設(shè)和維護(hù)有著不可估量的作用，基建檔案涉及學(xué)校全局建設(shè)，依靠部分的檔案管理人員是無(wú)法完成任務(wù)，須全校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和各部門積極配合，建立健全基建檔案管理制度，讓制度成為管理的剛性約束，合理科學(xué)的管理制度是開(kāi)展基建檔案工作的可靠保障。

（二）利用信息技術(shù)、監(jiān)督力量，優(yōu)化科學(xué)管理　

電子信息技術(shù)可改變以往依靠傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)管理過(guò)渡到信息化管理，將紙質(zhì)檔案掃描成電子文件，按照電子檔案統(tǒng)一入系統(tǒng)，電子檔案保持時(shí)間久、儲(chǔ)容量大，能解決基建紙質(zhì)資料占地體積大的問(wèn)題，利用電子信息索引技術(shù)能迅速有效提取有用的信息?；n案管理還需要利用制度、審計(jì)部門、群眾力量及新聞媒體來(lái)監(jiān)督和強(qiáng)化管理。

（三）強(qiáng)化宣傳力度，加強(qiáng)跨部門協(xié)作銜接

高?；n案有效管理和使用需要宣傳力量強(qiáng)化基建檔案的重要性，讓全校師生有途徑和方法知曉；基建檔案的收集和管理需要夸部門溝通與合作，基建檔案的收集不是檔案部門單個(gè)可以完成的，離不開(kāi)基建部門及其他部門的相互配合與協(xié)作，如土地審批資料，檔案部門沒(méi)法拿到第一手的基建資料，基建檔案管理人員需加強(qiáng)和基建部門的溝通與合作。

（四）改變思想認(rèn)識(shí)、引進(jìn)和培養(yǎng)基建檔案管理專業(yè)人才

基建檔案管理之所以不完整、不系統(tǒng)、不被重視，除了沒(méi)有統(tǒng)一的基建檔案管理規(guī)章制度最主要是沒(méi)有從思想上認(rèn)識(shí)基建檔案管理的必要性和重要性，源頭是思想上認(rèn)識(shí)不清楚、不到位。事實(shí)證明很多基建檔案都是本校校史建設(shè)的一部分；有的基建檔案成為本校與相鄰?fù)恋丶m紛的有力證據(jù)；建筑物地下管道對(duì)后續(xù)維修和保養(yǎng)是相當(dāng)重要的?；n案的管理除了是部分檔案管理員認(rèn)識(shí)不清楚還有校領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)識(shí)不到位，只有全校師生從思想上意識(shí)到基建檔案的重要性，才能更好發(fā)揮基建檔案的作用。基建檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)和技能決定基建檔案質(zhì)量高低，所以高校要引進(jìn)和培養(yǎng)專業(yè)知識(shí)、技能的基建檔案管理人員，讓其對(duì)工作有更深刻認(rèn)識(shí)，熟練掌握專業(yè)知識(shí)和技能，并將所學(xué)理論知識(shí)有效應(yīng)用在實(shí)際問(wèn)題解決過(guò)程中，充實(shí)自己專業(yè)素養(yǎng)和技能，從而能夠使得基建檔案管理工作更好的開(kāi)展和進(jìn)行。

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