事業(yè)單位會計檔案電子化管理的若干思考分析

伴隨社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，信息化技術在社會上大面積普及，同時，會計行業(yè)也朝著信息化方向發(fā)展，并且逐漸建立了電子會計檔案，相比傳統(tǒng)的會計檔案管理方式，會計檔案的電子化比傳統(tǒng)紙質(zhì)材料更具有高效化，在實際的工作中發(fā)揮重要的作用。

一、會計檔案電子化管理的背景

會計檔案涵蓋的內(nèi)容比較廣，包含：圖標和文字等形式的有關材料和電子會計檔案等，用它記錄企業(yè)有關經(jīng)濟活動和其他事項。隨著我國電子商務和信息化技術的發(fā)展，財務精細化管理也隨之提高，大量的會計資料通過電子化的形式進行傳輸、保存；傳統(tǒng)模式下的會計憑證通過紙質(zhì)形式打印、整理、保存以及歸檔，會浪費大量人力和物力成本，并且不利于存放，會占據(jù)大量的存儲空間，與節(jié)能減排的環(huán)保理念背道而馳。結合目前情況，我國相繼出臺了很多關于電子檔案的規(guī)定，根據(jù)國家規(guī)定，企業(yè)可以通過網(wǎng)絡通信或計算機等方式對會計檔案進行管理。企業(yè)可以根據(jù)國家規(guī)定對會計檔案實現(xiàn)電子化的保存方式，但必須滿足以下條件：第一，必須通過計算機等技術手段對有效的檔案進行傳輸。第二，一些核算系統(tǒng)可以對資料進行接收和讀取，同時可以輸出歸檔格式的有關會計資料，并且對審簽流程進行設定。第三，可以長久保存電子會計檔案，同時能與紙質(zhì)會計檔案建立信息檢索聯(lián)系。第四，保證檔案信息不被更改。第五，要對電子會計檔案進行備份，以防遭到意外情況和災害，造成資料丟失。第六，電子會計檔案具有長久保存價值。

二、電子會計檔案管理面臨的問題

（一）相關制度在執(zhí)行方面的問題

在很多事業(yè)單位財務制度中最重要的部分就是會計檔案管理工作，但是，在電子化會計制度建立過程中，沒有具體結合本單位的實際情況，以及缺乏考慮單位內(nèi)部控制建設等因素，至今沒有形成全面的會計檔案監(jiān)管機制，然而雖然單位存在管理制度，但在具體實施過程中并不按照規(guī)定執(zhí)行，造成有關檔案管理存在辦理手續(xù)不齊全和相關流程不嚴謹以及職責劃分不清楚等問題，進而使會計檔案的使用受到影響。長久以來，單位在檔案管理過程會有很多錯誤和紕漏出現(xiàn)，造成檔案管理困難等問題。

（二）注重電子檔案基礎設施保存問題

電子檔案大多依靠計算機的軟件和硬件進行存儲，很多數(shù)據(jù)的保存載體容易遭到破壞，保存載體容易受到外部物理形式損壞，有的也會出現(xiàn)氧化反應。對于保存的要求方面，它的保管條件要高于紙質(zhì)檔案的標準。首先電子檔案的存放地應該是防蟲和防磁以及防潮的位置，也要嚴格控制庫房的溫度和濕度，要避免在磁場或陽光充足的地方。然而有很多事業(yè)單位投入信息化建設不到位，沒有建設符合存放條件的專業(yè)化檔案室，有的讓會計管理機構代為存放到不符合標準的保存環(huán)境，還有很多單位對電子檔案沒有進行備份，還把存儲盤和備用盤放置到一起，沒有對他們分開管理等，在很大程度上存在安全問題。

（三）缺乏專業(yè)的人才

隨著信息技術的不斷融入，電子會計檔案管理逐漸替代傳統(tǒng)管理形式，并且，電子化管理模式已經(jīng)成為目前主要的管理方式，應該順應時代發(fā)展的潮流。會計檔案的電子化管理是基于計算機網(wǎng)絡實現(xiàn)的，但受到事業(yè)單位的人力配備不足和運行經(jīng)費有限等原因限制，基本不會配置網(wǎng)絡技術方面的專業(yè)人才管理電子會計檔案，一般由財務人員負責網(wǎng)絡維護和電子會計管理工作，只有當網(wǎng)絡運行出現(xiàn)問題時才會聘請專業(yè)技術人士進行維護。針對檔案管理和軟硬件升級維護以及系統(tǒng)安全保障等方面都不是財務人員涉及的領域，一般沒辦法實現(xiàn)維護的效果，會出現(xiàn)管理不善的問題。

三、會計檔案電子化管理措施

（一）完善會計檔案電子化管理制度

首先，單位要完善內(nèi)部管理體制，建立有效的信息溝通機制，并且對風險管控力度進行提升，根據(jù)政府相關規(guī)定，結合目前實際情況，通過精細化會計檔案管理方式，制定相關電子檔案的管理方案，包括：電子檔案的保存、歸檔、借閱等細化每個環(huán)節(jié)，其次，單位要對每個崗位的職責和責任進行明確劃分，從而實現(xiàn)內(nèi)部的互相制約，逐漸形成合理化和規(guī)范化的管理制度，通過合理的技術進行高效控制管理，使電子檔案信息系統(tǒng)的安全性得到保證。

（二）加大信息化建設，創(chuàng)造合理存放會計電子檔案的環(huán)境

由于電子檔案載體特別依賴于存放的環(huán)境，所以企業(yè)在對載體保存環(huán)境的安全性予以重視。在安裝防盜設施的基礎上，也要安裝除濕和排風等設施，同時根據(jù)倉庫面積配備防磁裝置和消防設施。對電子會計檔案進行雙重數(shù)據(jù)備份，在備份時注明文件信息。在選擇磁盤方面，單位應購買高質(zhì)量的磁盤載體，對存儲盤和備用盤采用分開管理的方式。在儲存載體的擺放方面要加以注意，以免遭到損壞，同時要保存在防磁檔案柜和軟件盒當中。單位要保障電子檔案信息的安全性，除了定期對計算機做好病毒查殺，還要對相關裝置做好升級和檢查工作，對病毒庫進行升級，從根源上防止病毒的入侵，做好電子數(shù)據(jù)的維護工作，

（三）提高檔案管理人員素質(zhì)

事業(yè)單位的各項經(jīng)濟活動通過會計檔案進行記錄，其中包括很多重要信息，是單位日后的運行和發(fā)展中的重點。一方面，需要提高會計檔案工作人員的思想意識，把電子化管理融入到工作人員的崗位職責中，避免工作人員在工作中出現(xiàn)隨意性。同時要對電子檔案管理制度和網(wǎng)絡技術以及通信技術方面展開培訓。從而進一步提升財務軟件的基本操作，能對會計電子檔案的管理細則和存放進行深入了解。另一方面，對相關工作人員展開職業(yè)素養(yǎng)方面的培訓，強化財務人員和檔案管理人員的職業(yè)道德素養(yǎng)。使其增強使命感和責任感，使道德素養(yǎng)得到有效提升。除此之外，還要采取合理的途徑進行復合人才的選拔和培養(yǎng)，加強員工之間的合作意識，使會計信息管理應用能力得到提高。檔案管理部門和財務部門要通過交流輪崗和教育培訓以及外部招聘的方式對會計檔案管理人才進行培養(yǎng)，使檔案管理人員和財務人員可以在管理方面和會計檔案信息化建設方面相互提出需求，培養(yǎng)一支具有高超的技術水平和素質(zhì)過硬的電子會計檔案管理的專業(yè)隊伍。

四、結語

伴隨信息化不斷發(fā)展，會計檔案電子化管理也較之前有所創(chuàng)新，同時，這種模式的轉變，也會存在很多問題，單位應該怎樣運行電子會計檔案的管理模式，充分發(fā)揮出會計電子檔案自身優(yōu)勢，是工作人員和企業(yè)管理者研究的重要方向。這也需要單位對相關信息化管理技術充分適應，針對自身不足和問題，建立健全相關體制，為企業(yè)日后的發(fā)展帶來一定的決策作用，促進事業(yè)單位不斷持續(xù)發(fā)展。

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