高校電子發(fā)票無紙化報(bào)銷存在的問題及優(yōu)化路徑——以T大學(xué)為例

一、電子發(fā)票無紙化報(bào)銷的現(xiàn)實(shí)意義

（一）實(shí)現(xiàn)電子發(fā)票無紙化報(bào)銷是“碳中和”、“碳達(dá)峰”理念[1]的內(nèi)在要求

2020年9月22日，習(xí)近平主席在第七十五屆聯(lián)合國大會(huì)一般性辯論上發(fā)表講話，承諾中國將在2030年前實(shí)現(xiàn)“碳達(dá)峰”，努力爭取2060年前實(shí)現(xiàn)碳中和。其實(shí)早在2019年，第25屆聯(lián)合國氣候變化大會(huì)期間，T大學(xué)就有關(guān)碳中和的相關(guān)領(lǐng)域進(jìn)行了積極參與，提出了自己的研究計(jì)劃，為實(shí)現(xiàn)碳中和的目標(biāo)貢獻(xiàn)自己的力量。美國加州州立大學(xué)北嶺分校通過數(shù)據(jù)研究表明，樹木對(duì)實(shí)現(xiàn)碳中和有重要作用，實(shí)現(xiàn)碳中和的三個(gè)技術(shù)手段是降碳、零碳、負(fù)碳[2]。節(jié)約用紙，實(shí)現(xiàn)無紙化就是“降碳”的實(shí)現(xiàn)途徑之一，而我們可以通過信息化的手段去優(yōu)化管理模式，建設(shè)低碳校園[3]。

（二）實(shí)現(xiàn)電子發(fā)票無紙化報(bào)銷是科研經(jīng)費(fèi)管理的必然選擇

《國務(wù)院辦公廳關(guān)于改革完善中央財(cái)政科研經(jīng)費(fèi)的若干意見》（國辦發(fā)【2021】32號(hào)）中明確指出減輕科研人員事務(wù)性負(fù)擔(dān)，改進(jìn)財(cái)務(wù)報(bào)銷管理方式，推進(jìn)科研經(jīng)費(fèi)無紙化報(bào)銷試點(diǎn)，選擇部分電子票據(jù)接收、入賬、歸檔處理工作量比較大的中央高校、科研院所、企業(yè)，納入電子入賬憑證跨級(jí)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)推廣范圍，推動(dòng)科研經(jīng)費(fèi)數(shù)字化、無紙化。實(shí)際上，T大學(xué)早在2020年就逐漸將收入確認(rèn)、支出報(bào)銷的無紙化核算納入計(jì)劃中，分別于2020年9月份推出資金結(jié)算平臺(tái)試點(diǎn)電子發(fā)票開具和收入確認(rèn)工作，于2021年9月開展電子發(fā)票無紙化報(bào)銷工作。T大學(xué)對(duì)于無紙化智能辦公的探索從未停止，據(jù)可靠數(shù)據(jù)顯示，早在2017年T大學(xué)就率先和提出電子成績單數(shù)字簽名可信歸檔的解決方法，這些努力，也為高校建立電子檔案系統(tǒng)提供了良好的基礎(chǔ)。

（三）電子發(fā)票無紙化報(bào)銷是數(shù)字經(jīng)濟(jì)發(fā)展，中國稅務(wù)信息化改革和企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的必然要求

據(jù)國內(nèi)權(quán)威數(shù)字媒體機(jī)構(gòu)I-Media Research（艾媒咨詢）研究分析，2017年-2020年中國電子發(fā)票開具數(shù)量規(guī)模逐年猛漲(如下圖1)，2020年電子發(fā)票開具數(shù)量為246億張，2021年電子發(fā)票開具數(shù)量更是將近500億張，預(yù)計(jì)2022年仍會(huì)繼續(xù)呈上升趨勢。國家對(duì)于電子發(fā)票的推廣是發(fā)票報(bào)銷電子化、無紙化的風(fēng)向標(biāo)，發(fā)票報(bào)銷逐漸從人工向智能化變革。高校推廣試點(diǎn)無紙化報(bào)銷模式，是發(fā)展信息化和數(shù)字化經(jīng)濟(jì)的現(xiàn)實(shí)要求[4]。

圖12017-2021電子發(fā)票開具數(shù)量

二、T大學(xué)報(bào)銷模式的演變

（一）“面對(duì)面”服務(wù)模式

“面對(duì)面”服務(wù)模式也就是傳統(tǒng)的窗口報(bào)銷，財(cái)務(wù)報(bào)銷經(jīng)辦人與財(cái)務(wù)審核人員“面對(duì)面”溝通交流，然后進(jìn)行財(cái)務(wù)結(jié)算（如圖所示）。這種模式好處在于可以很直觀同當(dāng)事人進(jìn)行業(yè)務(wù)交流，財(cái)務(wù)審核人員可以更直接的同當(dāng)事人了解報(bào)銷業(yè)務(wù)的真實(shí)情況，保障了會(huì)計(jì)核算的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。但是，這種模式在疫情大流行的趨勢下存在很大的弊端，首先，它增加了人與人之間的接觸，使得高校防疫風(fēng)險(xiǎn)大大上升；其次，就模式本身而言，會(huì)使得工作的效率大大降低，不符合科研經(jīng)費(fèi)“放管服”改革的需要，使得科研老師陷入“報(bào)銷繁瑣”的困境中;最后，這種模式也不符合高校“雙一流”改革的要求，不符合T大學(xué)財(cái)務(wù)服務(wù)爭創(chuàng)國際化、智能化服務(wù)的趨勢。

                     圖2.“面對(duì)面”報(bào)銷模式

（二）“自助報(bào)賬”模式

T大學(xué)在2017年6月份上線了網(wǎng)上自助報(bào)賬系統(tǒng)，開發(fā)了借款、日常報(bào)銷、國內(nèi)差旅費(fèi)報(bào)銷、公務(wù)卡等幾個(gè)網(wǎng)報(bào)模塊。財(cái)務(wù)經(jīng)辦人只需在網(wǎng)上填報(bào)報(bào)銷單，后附需要報(bào)銷的票據(jù)，簽好字后送各區(qū)財(cái)務(wù)進(jìn)行報(bào)銷。（如圖）這種形式較“面對(duì)面”模式而言，節(jié)省了經(jīng)辦人時(shí)間，經(jīng)辦人不需在現(xiàn)場等待審核，在一定程度上緩解了“報(bào)銷繁”的壓力，提高了財(cái)務(wù)報(bào)銷的工作效率。缺點(diǎn)是經(jīng)辦人仍然需要去現(xiàn)場送報(bào)銷材料，審核人員后期發(fā)現(xiàn)材料有問題后還需要聯(lián)系經(jīng)辦人，無形中增加了業(yè)務(wù)處理的時(shí)間成本，使得報(bào)銷工作“二次返工”。

圖3.“自助報(bào)賬”模式

（三）“投遞機(jī)投遞”模式

T大學(xué)在2018年末試點(diǎn)，2019年正式上線投遞機(jī)投遞報(bào)銷模式，在校內(nèi)各個(gè)需求高的網(wǎng)點(diǎn)放置網(wǎng)報(bào)投遞機(jī)，由財(cái)務(wù)部門人員每天定時(shí)取送報(bào)銷單至各財(cái)務(wù)室處理（如圖）。進(jìn)一步完善了自助報(bào)賬系統(tǒng)的線上反饋功能，借助財(cái)務(wù)微信公眾號(hào)，對(duì)接自助報(bào)賬系統(tǒng)，適時(shí)對(duì)師生的報(bào)銷結(jié)果推送反饋。這種模式在報(bào)銷流程上進(jìn)一步優(yōu)化，節(jié)約了溝通成本，報(bào)銷不合格的材料被退回后，直接利用平臺(tái)進(jìn)行推送，同時(shí)備注應(yīng)當(dāng)聯(lián)系的財(cái)務(wù)人員，節(jié)約了溝通時(shí)間，縮短了票據(jù)流通的時(shí)間，提高了工作效率[5]。缺點(diǎn)是無形中增加了財(cái)務(wù)審核人員的工作量，各財(cái)務(wù)室需要對(duì)投遞的單據(jù)進(jìn)行分單，然后交各審核人員制單，出現(xiàn)問題后再溝通反饋，一些問題單據(jù)需要經(jīng)辦人再次去各財(cái)務(wù)室進(jìn)行解決，報(bào)銷單并不是“投遞”即完成。

圖4.“投遞機(jī)投遞”模式

（四）“無紙化”報(bào)銷模式

1.對(duì)接國家稅務(wù)局票據(jù)驗(yàn)證系統(tǒng)

無紙化報(bào)銷模式構(gòu)建了“我的票夾”功能模塊，該模塊與國家稅務(wù)局電子發(fā)票系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)互通，經(jīng)辦人員在將電子發(fā)票上傳至“我的票夾”后即可實(shí)現(xiàn)線上驗(yàn)證，保證了電子發(fā)票的真實(shí)性和唯一性，而這對(duì)于無紙化報(bào)銷是至關(guān)重要的?！拔业钠眾A”功能還支持對(duì)所有上傳票據(jù)的數(shù)字化管理，師生可根據(jù)需求對(duì)上傳的電子發(fā)票做標(biāo)記、歸類等處理。在勾選所需報(bào)銷的電子發(fā)票后，即可進(jìn)入無紙化報(bào)銷環(huán)節(jié)，線上提交無紙化報(bào)銷單。

2.對(duì)接財(cái)務(wù)線上審批系統(tǒng)

師生在提交無紙化報(bào)銷單之后，即進(jìn)入線上審批環(huán)節(jié)，根據(jù)學(xué)校內(nèi)控制的要求，在審簽環(huán)節(jié)進(jìn)行審批層級(jí)的設(shè)置，可直接通過電腦端或手機(jī)端的財(cái)務(wù)審批功能推薦給相關(guān)負(fù)責(zé)人。相關(guān)人員可以實(shí)現(xiàn)在線審批，并且可以在手機(jī)移動(dòng)端進(jìn)行審批確認(rèn)，大大提高了審批效率。

3.實(shí)現(xiàn)了電子發(fā)票報(bào)銷線上全過程控制

通過審批的報(bào)銷單可以直接線上推送至財(cái)務(wù)室自助接單庫，各財(cái)務(wù)室在收到推送后即可進(jìn)行賬務(wù)處理。整個(gè)過程從發(fā)票的取得到報(bào)銷完全實(shí)現(xiàn)了線上操作，突破了時(shí)間和空間的限制。經(jīng)辦人需要做的僅僅是發(fā)票在線上傳，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或者相關(guān)人員在線對(duì)報(bào)銷票據(jù)進(jìn)行審批確認(rèn)，同時(shí)在線推送給財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)人員進(jìn)行線上接單分單并進(jìn)行賬務(wù)處理。真正實(shí)現(xiàn)了“讓數(shù)據(jù)多跑路，師生少跑腿” [6]。更重要的是各個(gè)環(huán)節(jié)是可以適時(shí)進(jìn)行監(jiān)控和追蹤，打破了財(cái)務(wù)報(bào)銷數(shù)據(jù)信息孤島的壁壘，所有相關(guān)人員都可以查詢到報(bào)銷單據(jù)的狀態(tài)。

圖5.“無紙化”報(bào)銷模式

三、T大學(xué)電子發(fā)票無紙化報(bào)銷存在的問題

（一）電子發(fā)票無紙化報(bào)銷在試點(diǎn)擴(kuò)大過程中，系統(tǒng)上存在很多有待優(yōu)化的地方

1.“我的票夾”管理有待優(yōu)化

由于電子發(fā)票無紙化報(bào)銷依托系統(tǒng)開發(fā)的“我的票夾”功能模塊，需要報(bào)銷的票據(jù)都會(huì)首先上傳至“我的票夾”，上傳完畢后系統(tǒng)會(huì)與稅務(wù)局電子發(fā)票系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)驗(yàn)證。但是由于票據(jù)種類繁多，目前仍存在一些票據(jù)無法驗(yàn)證的情況，導(dǎo)致這類發(fā)票無法實(shí)現(xiàn)無紙化報(bào)銷。另一方面電子發(fā)票無紙化報(bào)銷對(duì)票據(jù)格式有一定的要求，必須是發(fā)票源文件，且格式為PDF或者OFD的才可以上傳，這也導(dǎo)致師生在報(bào)銷過程中存在一定的局限性。

2.票據(jù)驗(yàn)證存在時(shí)間上的滯后性

當(dāng)天開具的電子發(fā)票由于數(shù)據(jù)上傳需要時(shí)間，當(dāng)天開具的電子發(fā)票不能進(jìn)行驗(yàn)證，需要隔天才能驗(yàn)證，報(bào)銷人員需要等待數(shù)據(jù)更新才可驗(yàn)證報(bào)銷。

3.無紙化報(bào)銷路徑有待優(yōu)化

目前在進(jìn)行無紙化報(bào)銷時(shí)，要先進(jìn)入“我的票夾”上傳票據(jù)，對(duì)發(fā)票經(jīng)辦人和證明人進(jìn)行添加，之后再進(jìn)入“無紙化報(bào)銷模塊”進(jìn)行報(bào)銷單據(jù)的填寫和提交，流程路徑有待優(yōu)化。理想路徑是直接在“我的票夾”模塊直接勾選需要報(bào)銷的發(fā)票，通過鏈接方式直接進(jìn)行無紙化單據(jù)的提交。這也是后期需要逐步優(yōu)化的程序之一。

（二）部分財(cái)務(wù)工作人員對(duì)信息化工作認(rèn)識(shí)不足，信息化業(yè)務(wù)能力有待提高

對(duì)高校財(cái)務(wù)服務(wù)人員來說，一部分財(cái)務(wù)服務(wù)人員還采用傳統(tǒng)的服務(wù)方式，大多專注于具體業(yè)務(wù)，重視專業(yè)知識(shí)的業(yè)務(wù)討論與學(xué)習(xí)，綜合素質(zhì)能力不足，計(jì)算機(jī)知識(shí)儲(chǔ)備不足，對(duì)數(shù)據(jù)庫建設(shè)等專業(yè)操作更是敬而遠(yuǎn)之。還有的財(cái)務(wù)服務(wù)人員自身不重視信息化，這樣也無法將財(cái)務(wù)信息化指導(dǎo)給科研助理或者財(cái)務(wù)經(jīng)辦人員，這直接導(dǎo)致電子發(fā)票無紙化報(bào)銷的推進(jìn)步履維艱[7]；

一些經(jīng)費(fèi)責(zé)任人或者項(xiàng)目負(fù)責(zé)人本人忙于科研工作，無暇顧及經(jīng)費(fèi)報(bào)銷使用的規(guī)范性，對(duì)財(cái)務(wù)部門的一些信息化、智能化改革漠不關(guān)心。要知道項(xiàng)目負(fù)責(zé)人只要能學(xué)習(xí)一些財(cái)務(wù)報(bào)銷的基本常識(shí)，學(xué)習(xí)一些經(jīng)費(fèi)報(bào)銷的信息化流程，將會(huì)對(duì)經(jīng)費(fèi)的使用產(chǎn)生“事半功倍”的效果；

科研助理或者財(cái)務(wù)報(bào)銷經(jīng)辦人由于長時(shí)間和財(cái)務(wù)部門業(yè)務(wù)溝通交流，一時(shí)間習(xí)慣了傳統(tǒng)的報(bào)銷方式，信息化改革后，產(chǎn)生為難情緒，不愿意接受或者學(xué)習(xí)新的報(bào)銷模式也是無紙化報(bào)銷推進(jìn)緩慢的原因。

（三）T高校共享服務(wù)平臺(tái)不全面，部門之間聯(lián)動(dòng)不足

高校的運(yùn)轉(zhuǎn)依靠的是各個(gè)部門間的合作，要真正全面實(shí)現(xiàn)電子發(fā)票無紙化報(bào)銷，必須依賴各部門的鼎力合作，因?yàn)殡娮影l(fā)票無紙化報(bào)銷涉及到學(xué)校的資產(chǎn)管理配置、試劑材料的保管、辦公物資采購甚至是差旅費(fèi)報(bào)銷得等一系列可能涉及的所有業(yè)務(wù)，這些業(yè)務(wù)所涉及的部門有資產(chǎn)處、實(shí)驗(yàn)室管理處、各院系部處等，所以必須重視各部門之間互聯(lián)網(wǎng)和辦公平臺(tái)的使用。但是目前由于各個(gè)部門所使用的軟件通常不是一個(gè)公司提供，所以之間的業(yè)務(wù)聯(lián)系無法順利搭建，無法充分實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)間的對(duì)接和溝通。同時(shí)由于各部門權(quán)限問題，無法真正實(shí)現(xiàn)完整的財(cái)務(wù)共享平臺(tái)，這樣的現(xiàn)實(shí)狀況為實(shí)現(xiàn)電子發(fā)票無紙化報(bào)銷帶來了不利影響。 

四、電子發(fā)票無紙化報(bào)銷的優(yōu)化路徑

（一）繼續(xù)優(yōu)化電子發(fā)票無紙化報(bào)銷系統(tǒng)，提高其可操作性和便捷性

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，T高校應(yīng)該充分依托大數(shù)據(jù)與互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，結(jié)合實(shí)際的工作發(fā)展需要對(duì)電子發(fā)票無紙化報(bào)銷系統(tǒng)進(jìn)行進(jìn)一步優(yōu)化。

完善電子發(fā)票“我的票夾”功能模塊，增加預(yù)設(shè)電子票據(jù)的種類，比如增加機(jī)票電子票據(jù)、火車票電子票據(jù)等，只有擴(kuò)大可驗(yàn)證票據(jù)的范圍才能提高師生對(duì)電子發(fā)票無紙化報(bào)銷的使用率，才能提高報(bào)銷的便捷性。

解決部分地區(qū)電子發(fā)票驗(yàn)證困難問題，比如浙江、廣東通用電子發(fā)票、深圳區(qū)塊鏈電子發(fā)票、財(cái)政類電子票據(jù)等，可單獨(dú)設(shè)置驗(yàn)正選項(xiàng)，提高電子發(fā)票驗(yàn)證的準(zhǔn)確性。將光學(xué)字符識(shí)別（Optical Character Recognition OCR）技術(shù)擴(kuò)大應(yīng)用到電子發(fā)票審核過程中，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)智能審核，確保電子發(fā)票報(bào)銷的真實(shí)性和唯一性[8].

針對(duì)電子發(fā)票驗(yàn)證的滯后性，可通過實(shí)時(shí)及時(shí)上傳發(fā)票數(shù)據(jù)，提高數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換效率的形式來解決。優(yōu)化無紙化報(bào)銷路徑，采用單一接口進(jìn)入的形式，減少不必要的信息路徑，不讓老師在信息化的流程上多浪費(fèi)時(shí)間，否則也就失去了信息化的意義。讓財(cái)務(wù)經(jīng)辦人從電子發(fā)票入手一步到位過渡至無紙化報(bào)銷模式，真正實(shí)現(xiàn)路徑優(yōu)化才能實(shí)現(xiàn)“讓數(shù)據(jù)多跑路，師生少跑腿”的目標(biāo)。

（二）全面提高學(xué)校財(cái)務(wù)工作人員的業(yè)務(wù)水平

     高校財(cái)務(wù)信息化是歷史的選擇，更是發(fā)展的趨勢，隨著各類智能化的報(bào)銷系統(tǒng)上線，財(cái)務(wù)審核工作不再是簡單的手工制單，對(duì)于審核人員而言，需要的是綜合科研管理需求和財(cái)務(wù)管理需求的專業(yè)型人才。尤其是在技術(shù)方面，審核人員不僅要了解最新的財(cái)務(wù)政策，掌握各類經(jīng)費(fèi)支出的要求，并且還需要熟悉操作和使用各類報(bào)銷系統(tǒng)，更需要財(cái)務(wù)人員熟悉計(jì)算機(jī)信息技術(shù)操作系統(tǒng)。這就要求加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的學(xué)習(xí)，成為全能型、復(fù)合型的財(cái)務(wù)人員。同時(shí)，作為專業(yè)的財(cái)務(wù)人員還應(yīng)該積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思維，學(xué)習(xí)信息化相關(guān)軟件，提出對(duì)于軟件使用和設(shè)計(jì)的需求，更好地解決系統(tǒng)設(shè)置上的漏洞。最后，還要重視培訓(xùn)，對(duì)內(nèi)和對(duì)外的培訓(xùn)，高校內(nèi)部需要加強(qiáng)對(duì)專業(yè)財(cái)務(wù)人員的無紙化報(bào)銷業(yè)務(wù)培訓(xùn)，對(duì)外要加強(qiáng)對(duì)服務(wù)對(duì)象的操作培訓(xùn)，只有雙方共同努力，才會(huì)，真正實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，減少面對(duì)面接觸，提升工作效率。

（三）建立健全財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)

高校財(cái)務(wù)工作聯(lián)系方方面面，涉及學(xué)校各個(gè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，但是各部門所使用的軟件是分裂的，導(dǎo)致許多業(yè)務(wù)之間的聯(lián)系無法順利搭建，缺乏共享的管理服務(wù)平臺(tái)，無法實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)間的對(duì)接和溝通。目前API(Application Programming Interface) 即應(yīng)用程序編程接口技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)不同程序進(jìn)行信息交互，在一定程度上為建設(shè)共享服務(wù)平臺(tái)解決了技術(shù)性難題[9]。通過API技術(shù)，我們可加快各部門的信息對(duì)接進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)自動(dòng)連接與核對(duì)，提高管理的規(guī)范性與全局性。對(duì)電子發(fā)票無紙化報(bào)銷而言，可利用此技術(shù)加強(qiáng)網(wǎng)上自助報(bào)賬系統(tǒng)、審批系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、試劑耗材系統(tǒng)等之間的勾稽聯(lián)系。只有建立各部門系統(tǒng)之間的聯(lián)動(dòng)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)互聯(lián)，才能大大提高工作效率，提高核算的準(zhǔn)確性[10]。此外，我們可以通過線下的調(diào)研、走訪、參觀，線上的參與其他部門業(yè)務(wù)培訓(xùn)的形式，促進(jìn)業(yè)務(wù)融通，找到業(yè)務(wù)對(duì)接點(diǎn)，從而優(yōu)化財(cái)務(wù)流程，增強(qiáng)師生體驗(yàn)感、獲得感。

五、結(jié)語

在這場電子發(fā)票“無紙化”報(bào)銷改革的浪潮中，T高校勇于嘗試，積極探索，摸索出一條適用于自身服務(wù)特色的發(fā)展之路，盡管探索的過程中遇到了很多的挫折和挑戰(zhàn)，正是這些挫折和挑戰(zhàn)使得T高校財(cái)務(wù)服務(wù)“無紙化”的道路更加光明。目前，T高校對(duì)于“無紙化”的探索并未停止，財(cái)務(wù)人員會(huì)繼續(xù)深化學(xué)習(xí)，提供數(shù)字化、智能化的財(cái)務(wù)服務(wù)，相信在不久的將來，各項(xiàng)業(yè)務(wù)均能逐步實(shí)現(xiàn)“無紙化”，從而為T高校高質(zhì)量的財(cái)務(wù)管理工作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

本文來源：《商業(yè)觀察》http://m.k2057.cn/w/jg/125.html