加強地方軍工科技檔案收集的思考

企業(yè)科技檔案收集工作是檔案管理工作的基礎，也是檔案工作的起點和關(guān)鍵。檔案材料積累是否齊全，收集是否完整，直接關(guān)系到歸檔材料的合格性以及檔案信息利用價值的可靠性。由于科技檔案的產(chǎn)生領域和內(nèi)容性質(zhì)，決定了科技檔案同其他檔案在性質(zhì)上的區(qū)別，尤其是軍工企業(yè)，科技檔案直接關(guān)系到裝備的壽命周期管理及裝備完好性的保障工作。本文對傳統(tǒng)地方軍工企業(yè)科技檔案收集工作的現(xiàn)狀進行分析，針對存在的主要問題提出相應的應對措施，以期能對類似的企業(yè)起到參考作用。

1  科技檔案收集工作現(xiàn)狀

1.1  檔案員配備不足，專業(yè)知識欠缺

企業(yè)領導重點關(guān)注的是有關(guān)企業(yè)生存和持續(xù)發(fā)展的新產(chǎn)品開發(fā)事宜，由于檔案管理不直接產(chǎn)生效益，勢必會影響領導對檔案管理的認識、意識以及重視程度。在承擔研制項目過程中，由于研制節(jié)點要求以及研制工作量大，加上平時科技人員儲備不足，常常出現(xiàn)科技人員捉襟見肘現(xiàn)象，無暇顧及檔案員配備是否合理，人員是否充足等問題，出現(xiàn)檔案管理人員配備不足是必然的；同時受長期以來檔案管理中所形成的習慣影響，檔案管理人員與領導間不時會出現(xiàn)意識上的偏差，平時的進修、專題培訓機會少，導致專業(yè)知識欠缺，知識更新滯后，難以滿足檔案收集、整理、編目、利用過程中需要的專業(yè)知識需求，影響科技檔案的專業(yè)性和成套性，嚴重時由于檔案的缺失影響到產(chǎn)品延壽修理，很難保證裝備的完好性。

1.2  管理制度不完善，可操作性不強

一般地方軍工企業(yè)均有成套的檔案管理制度，包括管理機構(gòu)及職責、歸檔制度、保管制度、借閱制度等，通常都是套用國家有關(guān)檔案工作的標準、規(guī)范和要求編制而成，很少有企業(yè)能將自身檔案管理特點編制到相關(guān)管理制度中，不時出現(xiàn)諸如檔案管理員負責所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理之類的規(guī)定，模糊了項目研制人員在科技檔案收集中的作用，缺乏主動性，甚至會出現(xiàn)推諉，認為檔案收集完全是檔案管理員的職責，使檔案收集工作陷于被動。當前，地方軍工企業(yè)檔案管理普遍存在制度不完善、更新不及時、操作性不強、落實流于形式等弊端，不利于檔案收集和整理的統(tǒng)籌管理。

1.3  檔案管理考核機制缺失

地方軍工企業(yè)根據(jù)所承擔的研發(fā)項目，開展了圍繞項目所實施的檔案管理，努力深化項目檔案管理工作，但缺失相應的考核機制，或考核機制與實際工作不符而流于形式，管理效果不佳，顯現(xiàn)出檔案信息管理工作積極性不高，收集方式方法和手段落后，工作得過且過，導致檔案管理規(guī)范化進程受阻，給檔案的利用和開發(fā)增加了難度。特別是對科技檔案管理的源頭—科技檔案的收集影響明顯，科技檔案的專業(yè)性、成套性和一致性不容樂觀。

2  應對措施

2.1  加強人員培訓，深化內(nèi)部挖潛

過硬的業(yè)務能力是順利完成檔案管理工作并保證其質(zhì)量的關(guān)鍵。檔案人才隊伍建設同樣涉及人才隊伍結(jié)構(gòu)、人才數(shù)量、人才技能等諸多方面，通過學習提高，逐步改變傳統(tǒng)的工作模式和工作思維。在實際工作中要突出檔案專業(yè)技術(shù)人員的主力軍地位，科研人員及時跟進，將人才培養(yǎng)與具體項目相結(jié)合，在實踐中積累經(jīng)驗，提高能力。具體可從以下三方面入手：一是發(fā)揮外部專業(yè)培訓主渠道作用，以崗位培訓為主，輔以專題培訓和繼續(xù)教育培訓加以充實和細化，不斷實現(xiàn)檔案專業(yè)人員知識、能力、素質(zhì)持續(xù)提高。二是探索培訓形式和方法，創(chuàng)造學習環(huán)境和平臺，增加與兄弟單位間的交流，拓寬專業(yè)知識視野，提高解決實際工作中各種疑難問題的能力。三是建立資源體系，探索和構(gòu)建具有地方軍工特色的內(nèi)部培訓機制，將科研人員特別是項目負責人納入培訓，提高對軍工科技檔案重要性的認識以及了解并掌握軍工科技檔案收集的方式方法，使科研開發(fā)工作與科技檔案收集工作有機融合，相互促進，并在實踐摸索中提升科技檔案收集能力和水平。

深化內(nèi)部挖潛，化解專職檔案人員不足難題?？蒲许椖繖n案是指一個科研項目從立項開始到成果形成以及后續(xù)推廣應用，所形成具有保存價值的材料，在實際工作中，需強化三級積累，即科研人員、專職資料員、檔案人員，達到分級管理、分線負責。由于軍工科技檔案形成于特定的專業(yè)領域，具有以課題項目成套的特點，在項目研制過程中，可靠、真實的科研文件在記錄科研項目研制過程的同時，也形成了科技檔案文件，科研人員對項目的了解遠勝于檔案管理人員，因而，在科技檔案收集過程中，科研人員的作用顯得尤為重要，但同時需要檔案技術(shù)人員及時進行指導并督查與檔案相關(guān)內(nèi)容的成套性，提高軍工科技檔案質(zhì)量。

2.2  優(yōu)化收集方式，完善歸檔制度

科技檔案的專業(yè)性強，其收集過程工作量大，要求高?？蒲腥藛T和檔案管理人員由于專業(yè)視角不同，對今后工作及研究具有考查、利用價值的文件資料的處理方式會存在一定的差異，因而，科研人員是科技檔案收集過程中保證檔案材料專業(yè)性、成套性、一致性的主力軍?？萍紮n案收集的是原始的第一手資料，地方軍工企業(yè)在研制項目的開展過程中，由項目負責人負責項目研制過程科技檔案的收集，要立足于項目科研人員對科技檔案收集負主要責任，合理運用信息技術(shù)，在符合武器裝備研制程序的基礎上，在檔案管理人員指導下，對照檔案收集工作要求，開展項目科技檔案的收集，在實踐中改進和優(yōu)化收集方式，使項目負責人對歸檔文件材料的齊全、完整負責落到實處?？萍既藛T前端控制，檔案人員跟蹤檢查，可以有效保證周期長、程序復雜的軍工項目科技檔案收集的完整性。

完善科技檔案歸檔制度，對于研制周期長的項目，可以根據(jù)研制程序的要求分階段制定科技檔案歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求，并按研制節(jié)點要求適時調(diào)整，完善，對于那些可能散佚的文件要給予及時補充。從制度內(nèi)容、實際效果入手，制定并優(yōu)化科技檔案合理催交制度，及時研究并解決出現(xiàn)的問題，確保軍工科技檔案歸檔制度的合理性、適用性和可操作性。檔案管理人員監(jiān)督好歸檔工作的落實情況，加強業(yè)務指導和監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題。充分利用好保密檢查、體系檢查以及生產(chǎn)許可證檢查等環(huán)節(jié)，重點關(guān)注科技檔案的管理情況，尋找薄弱環(huán)節(jié)，不斷地完善提高。

2.3  加強制度建設，健全考核機制

目前，檔案管理工作要求較為嚴格，國家層面的相關(guān)標準和制度日臻完善，但在企業(yè)的實際執(zhí)行層面，尚需加強可操作的制度建設，清晰管理流程，健全考核機制。在傳統(tǒng)的檔案管理體系下，文件主管部門對后續(xù)檔案管理工作考慮不足，而檔案主管部門卻很難對文件工作進行有效的前端控制，這就要求進行科學的檔案工作頂層設計，嚴格按制度要求開展工作，減少工作的隨意性。

建立檔案管理網(wǎng)絡，明確科研業(yè)務管理部門的崗位職責，把軍工科研檔案收集列入科室的職責范圍，并責任到人，保證收集和研究同步，使企業(yè)有限人力資源最大化。切實將檔案工作納入到企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃中，納入考核干部實績內(nèi)容中，實現(xiàn)分級管理，明確崗位責任人員、責任范圍以及考核標準，研制項目責任人員落實到項目組的負責人，將檔案收集與項目進度節(jié)點有機結(jié)合，將檔案收集與檔案保密工作有機結(jié)合，形成項目研究與檔案收集同步考核機制，增強自身的使命感和責任感，從源頭保證科技檔案收集的有效性和準確性。檔案主管部門加大研制中涉及檔案收集的監(jiān)督檢查力度，為考核提供依據(jù)，通過修改完善制度使管理工作向標準化、制度化和規(guī)范化的方向發(fā)展，形成責任追究、業(yè)務考核、獎懲等有關(guān)措施，增強工作活力，發(fā)揮潛能，充分調(diào)動積極性、創(chuàng)造性，逐步滿足軍工科技檔案收集管理要求。

3  結(jié)語

軍工企業(yè)科研檔案作為一種特定的檔案，由于其載體形式的原始性、真實性，其信息內(nèi)容的知識性，其價值的潛在性，使科研檔案在科研、生產(chǎn)中發(fā)揮著不可替代作用。而科技檔案的收集是保證科技檔案完整性、準確性和系統(tǒng)性的重要環(huán)節(jié)。在新形勢下如何加強地方軍工企業(yè)科技檔案的收集是一個值得思考的問題，需要領導高度重視，建立完善的符合企業(yè)實際的管理制度，構(gòu)建軍工科技檔案收集網(wǎng)絡及檔案管理系統(tǒng)，提高檔案管理人員的技能和素養(yǎng)，優(yōu)化收集方式，內(nèi)部挖潛，達到對軍工科技檔案有效收集之目的。

本文來源：《企業(yè)科技與發(fā)展》：http://m.k2057.cn/w/qk/21223.html