辦公自動化基礎(chǔ)下的文書檔案管理工作的開展研究

    計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用為我國的文書檔案管理工作提供了良好的契機(jī)。辦公自動化基礎(chǔ)下，文書檔案管理工作具有一定的優(yōu)勢。辦公自動化的基礎(chǔ)下，文書檔案管理工作不論是從其管理方式，還是從管理手段上都具有新的涵義[1]。因此，構(gòu)建一個科學(xué)合理的自動化文書檔案管理工作模式對我國的檔案工作具有積極的意義。

一、辦公自動化基礎(chǔ)下文書檔案管理的重要性

    數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展趨勢給文書檔案的管理工作帶來了極大的便利。辦公自動化的環(huán)境下，企業(yè)和單位的文件管理能夠有效地實(shí)現(xiàn)和檔案管理的統(tǒng)一。通過對自動化管理系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)的設(shè)定，企業(yè)和單位中的所有文件都能夠在特定的環(huán)境和系統(tǒng)中自動地生成，不僅提高了單位和企業(yè)的工作效率，而且還可以極大地減少了企業(yè)的文書檔案管理的成本。

    同時(shí)，辦公自動化的背景下，文書檔案的管理工作需要企業(yè)和單位的各個部門進(jìn)行通力合作。通常，一個企業(yè)或者單位的文書檔案管理都會和信息技術(shù)部門、檔案管理部門以及文件部門具有密切的聯(lián)系。因此，在實(shí)際的文書檔案管理工作過程中需要各個部門根據(jù)需要提供詳盡的材料和數(shù)據(jù)。

    自動化基礎(chǔ)下的文書檔案管理工作主要是網(wǎng)絡(luò)作為工具，因此，通過新技術(shù)的發(fā)明和應(yīng)用能夠促進(jìn)文書檔案的管理工作朝著標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的方向發(fā)展。相比傳統(tǒng)的文書檔案的管理工作，自動化背景下的文書檔案管理工作能夠快速地對不同的信息進(jìn)行搜集和分類以及統(tǒng)計(jì)等等。同時(shí)，企業(yè)和單位的文書檔案管理員也可以通過互聯(lián)網(wǎng)媒介對相關(guān)的信息進(jìn)行及時(shí)準(zhǔn)確地查找和定位。傳統(tǒng)的文書檔案管理需要企業(yè)和單位配備相關(guān)的設(shè)備來專門對海量的資料進(jìn)行存儲。而辦公自動化基礎(chǔ)下的文書檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)資源的共享和相互之間的交流。

二、我國的文書檔案管理工作的發(fā)展現(xiàn)狀

    伴隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，很多的企業(yè)和單位中的文書檔案管理工作的水平也在不斷地提高。辦公自動化基礎(chǔ)下，文書檔案管理工作具有一定的優(yōu)勢。然而，在辦公自動化的基礎(chǔ)下我國的文書檔案管理工作還存在不少的問題[2]。由于現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)成為了人們?nèi)找娲鎯π畔⒌闹饕绞健Ｒ虼?，相關(guān)的工作人員在接觸自動化辦公的過程中會感覺很難適應(yīng)。對于相關(guān)操作人員來說，辦公自動化基礎(chǔ)下的文書檔案管理需要其掌握一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)[3]。所以如何實(shí)現(xiàn)文書檔案的管理和辦公自動化的有機(jī)結(jié)合還需要各單位和企業(yè)進(jìn)行不斷地探討。

三、文書檔案管理在辦公自動化基礎(chǔ)下的進(jìn)展

    新時(shí)期，我國的文書檔案的管理工作還面臨著許多的壓力。因此在辦公自動化的背景下，文書檔案的管理工作還應(yīng)該進(jìn)行積極地探索和不斷地嘗試。如何更好地推進(jìn)文書檔案管理工作的順利進(jìn)行需要各個企業(yè)和單位在實(shí)際的工作當(dāng)中及時(shí)地發(fā)現(xiàn)管理中的問題。

3.1確保文書檔案管理的計(jì)算機(jī)信息安全性

    伴隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，給文書檔案管理的自動化造成了一定的負(fù)面影響。尤其是網(wǎng)絡(luò)垃圾和病毒的產(chǎn)生以及互聯(lián)網(wǎng)黑客的侵襲都會給企業(yè)和單位的文件信息造成嚴(yán)重地破壞。同時(shí)，文件信息的泄露還會給企業(yè)和單位帶來嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。因此，我國未來的文書檔案管理工作還應(yīng)該確保其安全性。通過對殺毒軟件的安裝，比如360殺毒軟件和卡巴斯基殺毒軟件的安裝，或者通過利用防火墻的優(yōu)勢等等都可以為文書檔案的自動化管理提供良好的保障。同時(shí)，相關(guān)操作人員在對文書檔案進(jìn)行自動化管理的過程中還可以對不同的文書進(jìn)行加密或者設(shè)定不同的權(quán)限，從而可以有效地防止 企業(yè)和單位的重要文件信息的泄露。所以，如何提高自動化背景下文書檔案管理的安全性和可靠性是各大企業(yè)和單位共同關(guān)心的問題。

3.2提高文書檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平

    管理人員的業(yè)務(wù)水平提高能夠大大滴提高工作效率，而且還可以實(shí)現(xiàn)人力資源和物質(zhì)資源的效益最大化。辦公自動化基礎(chǔ)下的文書檔案管理工作不僅需要管理人員掌握對不同的文件信息的鑒別能力和管理能力，而且還需要管理人員掌握具體的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)。例如對WORD文檔基礎(chǔ)知識的掌握以及EXCEL表格的應(yīng)用的理解等等。同時(shí)，企業(yè)和單位的信息技術(shù)人員還應(yīng)該掌握不同的計(jì)算機(jī)維修技術(shù)，一旦計(jì)算機(jī)在運(yùn)行的過程中出現(xiàn)了故障，技術(shù)人員應(yīng)該可以做到及時(shí)地發(fā)現(xiàn)并且提出有效的解決方案。因此，管理人員的業(yè)務(wù)水平對文書檔案的有效管理具有重要的影響[4]。

3.3統(tǒng)一好文書檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)

    辦公自動化的基礎(chǔ)下，企業(yè)和單位要提高文書檔案管理工作的效率，應(yīng)該對相關(guān)的工作流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一。因此，企業(yè)和單位要建立專門的文書檔案管理部門，以促進(jìn)文書檔案管理工作的順利進(jìn)行。同時(shí)，企業(yè)和單位還應(yīng)該建立完善的監(jiān)督機(jī)制。通過對文書檔案管理工作的及時(shí)有效地監(jiān)督，從而保證文書檔案管理的科學(xué)性和可靠性。不僅如此，技術(shù)人員在對計(jì)算機(jī)程序進(jìn)行設(shè)定的時(shí)候還應(yīng)該參照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)以方便管理人員對相關(guān)數(shù)據(jù)的輸入和保存。不同類型的文件信息應(yīng)該使用不同的程序?qū)ζ溥M(jìn)行管理和編訂。文書檔案管理人員為了日后能夠?qū)π枰奈募畔⑦M(jìn)行查找，還應(yīng)該做好文書檔案的編號。通過對編號的查找能夠迅速地定位于所需要的信息。文書檔案管理過程中如何對單份文件進(jìn)行管理以及如何對多份文件進(jìn)行管理都需要企業(yè)和單位制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。

四、結(jié)束語

    綜上所述，辦公自動化基礎(chǔ)下，文書檔案管理工作具有一定的優(yōu)勢。但是如何更好地推進(jìn)文書檔案管理工作的順利進(jìn)行需要各個企業(yè)和單位在實(shí)際的工作當(dāng)中及時(shí)地發(fā)現(xiàn)管理中的問題。同時(shí)，各個企業(yè)和單位之間還應(yīng)該加強(qiáng)相互之間的溝通和交流，通過對管理方法和管理經(jīng)驗(yàn)的探討，從而促進(jìn)文化檔案管理的科學(xué)性和合理性。總之，我國的各企業(yè)和單位在今后的發(fā)展過程中應(yīng)該積極地發(fā)揮辦公自動化的優(yōu)勢，才能夠極大地提高文書檔案管理的工作效率。

【參考文獻(xiàn)】

[1]馮曉莉;程崇明 ;文書檔案鑒定工作中存在的問題及解決措施[J];泰安教育學(xué)院學(xué)報(bào)岱宗學(xué)刊;2011年02期

[2]郄君;王建社;李顏鑫;;淺析電子政務(wù)與辦公自動化關(guān)系[J];中小企業(yè)管理與科技(上旬刊);2011年01期

[3]王驍;羅強(qiáng)喜;關(guān)于辦公自動化系統(tǒng)的分析[A];煤礦自動化與信息化——第21屆全國煤礦自動化與信息化學(xué)術(shù)會議暨第3屆中國煤礦信息化與自動化高層論壇論文集（下冊）[C];2011年