高校檔案管理信息化的有效策略

2021 年 1 月 1 日，新修訂的《中華 人民共和國(guó)檔案法》正式頒布實(shí)施新《檔案法》體現(xiàn)了國(guó)家治理能力和治理體系現(xiàn)代化的目標(biāo)。高校檔案部門應(yīng)該貫徹實(shí)施新《檔案法》要求，利用現(xiàn)代現(xiàn)代信息技術(shù)，不斷創(chuàng)新管理方式，積極適應(yīng)國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化。[1]

目前，高校規(guī)模不斷擴(kuò)大，并且隨著信息化時(shí)代的不斷發(fā)展，儲(chǔ)存的文檔信息需要被快速準(zhǔn)確的定位，因此，傳統(tǒng)的檔案信息管理模式和方法已經(jīng)不能滿足高校各項(xiàng)工作的要求。檔案管理作為高校的基礎(chǔ)性建設(shè)內(nèi)容，記錄著學(xué)生、老師以及學(xué)校的各種信息，還有學(xué)校發(fā)生的重大且有意義的事情，并且支撐著高校的教育、科研以及教務(wù)管理等工作，是評(píng)價(jià)高校綜合管理水平的重要指標(biāo)，因此，這就要求高校必須借助現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案管理模式進(jìn)行信息化的處理，對(duì)過程中存在問題進(jìn)行有效的解決，提升高校綜合發(fā)展水平，推動(dòng)高校檔案管理體系更加的規(guī)范化、制度化和科學(xué)化。

一、高校檔案信息化的重要性

高校檔案管理信息化建設(shè)是一個(gè)緩慢的過程，具有較強(qiáng)的系統(tǒng)性，隨著高校工作的系統(tǒng)性深化，檔案管理工作越來越朝著制度化、功能化、數(shù)據(jù)化方向發(fā)展。對(duì)于檔案管理工作的實(shí)效性具有重要作用，主要表現(xiàn)在：第一，為高校建設(shè)智慧校園提供了重要的技術(shù)支持，互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，能夠?qū)⒏咝n案與高校的教育、管理、生活以及各個(gè)專業(yè)有機(jī)的融合起來，信息化建設(shè)可以將紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)化為電子化，為檔案的查詢提供了便利，老師可以充分了解學(xué)生的自身情況，有利于各項(xiàng)工作的展開，提高辦學(xué)效率和教育質(zhì)量，推動(dòng)大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校智慧校園的建設(shè)；第二，有利于培養(yǎng)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，現(xiàn)代高校檔案信息化對(duì)管理人員提出了較高的能力要求，所以需要管理人員不斷學(xué)習(xí)，提高自己的技術(shù)能力，更好的將自己的專業(yè)與信息化技術(shù)融合，以去適應(yīng)高校檔案管理的工作，從而為高校培養(yǎng)出高素質(zhì)人才，創(chuàng)造更大的價(jià)值；[2] 第三，為檔案的調(diào)取提供了便利，減輕了工作人員的壓力，例如20年，新冠肺炎的發(fā)生，學(xué)生無法去學(xué)校，檔案收取審核等工作都通過線上收取入。信息化管理提高了辦事效率，也提高了檔案的利用率，幫助管理人員在短時(shí)間內(nèi)獲得各項(xiàng)信息，使得各個(gè)院系之間關(guān)系更加緊密，實(shí)現(xiàn)信息的共享；第四，高校檔案信息化有利于拓展新的服務(wù)領(lǐng)域，滿足檔案管理工作的拓展需求，高校人數(shù)不斷擴(kuò)大，檔案材料數(shù)量迅速增長(zhǎng)，信息化對(duì)其進(jìn)行有效的分類、整合，極大地提高了管理工作的水平，為不同地區(qū)的政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位，其他兄弟院校提供了服務(wù)，一定程度提升檔案資料的利用率，使得檔案的安全性得到了一定的保障，符合現(xiàn)代化高校管理發(fā)展的要求。

二、高校檔案信息化管理中存在的問題

（一）檔案信息化專業(yè)管理人員缺乏 

高校檔案部門專業(yè)人員短缺目前是一個(gè)普遍性的問題，目前檔案管理人員學(xué)歷普遍本科為主，并且檔案學(xué)背景專業(yè)人員少，相當(dāng)一部分高校為了節(jié)約成本，管理人員是兼職人員，經(jīng)過一段是時(shí)間培訓(xùn)，可能又會(huì)從事其他的工作，不利于專業(yè)化人員隊(duì)伍的建設(shè)，難以組建高效率的團(tuán)隊(duì)。如今的信息化管理時(shí)代，新媒體產(chǎn)生的信息多種多樣并且分布廣泛，這對(duì)檔案部門也是一個(gè)挑戰(zhàn)，管理人員大多非計(jì)算機(jī)專業(yè)，所以不能很好地適應(yīng)檔案信息化管理工作，根據(jù)調(diào)查，全國(guó)每年檔案學(xué)專業(yè)畢業(yè)生相對(duì)很少，而且高校門檻較高，招聘人員少，高校不重視檔案管理人員的職能，從業(yè)人員不能發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值，導(dǎo)致人員流失，檔案部門專業(yè)人員缺乏。參加專業(yè)化培訓(xùn)和學(xué)習(xí)是提升信息化管理能力的重要途徑，但是檔案工作人員學(xué)習(xí)主動(dòng)性低，不主動(dòng)去參加一些培訓(xùn)，一般強(qiáng)制要求才會(huì)去參加，一般是以講座為主，培訓(xùn)方式較為單一，內(nèi)容大多一樣，大多數(shù)人都會(huì)選擇不去，因此，有些檔案信息化管理人員素養(yǎng)較低，面對(duì)不常見的問題很難做出及時(shí)調(diào)整，阻礙信息化管理的進(jìn)程。

（二）高校檔案信息化建設(shè)水平較低

目前，高校檔案信息化建設(shè)沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范有序的管理體系是確保高校檔案管理信息化有效運(yùn)行的重要保障。一部分高校對(duì)信息化建設(shè)不夠重視，對(duì)檔案信息資源無法進(jìn)行系統(tǒng)性的整合，難以與高校其他系統(tǒng)建立聯(lián)系，教務(wù)信息、檔案信息、人事信息沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，沒有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口，無法實(shí)現(xiàn)信息共享，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的有效利用，只能自建自用，“信息孤島”問題嚴(yán)重。一些高校信息化建設(shè)正在初步探索階段，發(fā)展滯后，功能流于表面，只是簡(jiǎn)單的保管和查詢服務(wù)，無法為學(xué)生老師提供多元化的信息服務(wù)，服務(wù)效率有待提高。有些高校局限于OA系統(tǒng)，雖然意識(shí)到系統(tǒng)之間的重要性，但是由于成本高、難度大，還在慢慢的探索當(dāng)中，有些沒有引進(jìn)先進(jìn)的系統(tǒng)和設(shè)備，存在安全隱患，容易發(fā)生信息遺漏、黑客攻擊、篡改信息等現(xiàn)象，從而影響檔案管理的效率。而有些高校由于缺乏頂層設(shè)計(jì)，對(duì)信息化系統(tǒng)缺乏系統(tǒng)性的對(duì)接，沒有考慮到后續(xù)數(shù)據(jù)的兼容問題，并且現(xiàn)有的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)不是一個(gè)開發(fā)商，導(dǎo)致最后的電子文件不能在線歸檔 ，與文檔管理目標(biāo)一體化相悖。

（三)檔案信息化建設(shè)安全問題突出

隨著大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，對(duì)高校的檔案信息安全問題提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，計(jì)算機(jī)病毒和黑客攻擊成為了信息化建設(shè)進(jìn)程中的阻礙，一旦危險(xiǎn)操作或者操作失誤，高校檔案就會(huì)面臨外部網(wǎng)絡(luò)的威脅。高校檔案涉及老師學(xué)生以及學(xué)校其他工作人員的各種信息，是高等院校的機(jī)密，一旦泄露，會(huì)給老師和學(xué)生帶來極大的影響，有的詐騙行為甚至?xí)绊懻Ｉ?，還會(huì)阻礙高校的建設(shè)與發(fā)展。根據(jù)調(diào)研，目前高校普遍面對(duì)信息安全問題主要集中在病毒、木馬、數(shù)據(jù)泄露和損壞、系統(tǒng)不穩(wěn)定、硬件損壞、以及人為篡改等問題上，應(yīng)對(duì)措施主要是權(quán)限管理或者自帶的防火墻，防護(hù)程度相對(duì)較低，對(duì)問題缺乏針對(duì)性，而且由于信息自身具有復(fù)雜性和多樣性，因此這些不能保障數(shù)據(jù)和網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)陌踩?。高校未開展專門的信息安全教育，導(dǎo)致工作人員缺乏安全意識(shí)，這可能導(dǎo)致信息的流失。

（四）檔案信息化缺少制度規(guī)范

要做好高校檔案信息化管理工作，就要完善檔案管理制度，從而確保檔案信息化建設(shè)工作水平的提升。檔案信息化建設(shè)是一個(gè)龐大的工程，涉及種類多、范圍廣，沒有一個(gè)統(tǒng)一的模板，并且有些檔案信息不夠準(zhǔn)確，各類檔案信息較為混亂，沒有進(jìn)行科學(xué)的歸納。目前，中國(guó)的檔案管理缺乏相應(yīng)的法律制度約束，沒有相應(yīng)的法律政策規(guī)定，導(dǎo)致檔案信息化沒有確定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行參考，有時(shí)管理不善，導(dǎo)致信息流失，大量檔案信息無法妥善保管，因?yàn)闆]有法律規(guī)范，因此無法進(jìn)行處理，另外由于管理制度不夠完善，也無法對(duì)高校的信息化建設(shè)進(jìn)行展開評(píng)估，如果不能及時(shí)進(jìn)行糾正，可能對(duì)高校會(huì)造成負(fù)面影響。新《檔案法》是開展檔案信息化建設(shè)的依據(jù)，高?？梢愿鶕?jù)自己實(shí)際發(fā)展情況，執(zhí)行具有特色的規(guī)章制度，不同檔案信息在管理過程中規(guī)章制度不同所以要及時(shí)調(diào)整信息化管理制度，可以參考其他部門的制度規(guī)范，避免沖突，從而與其他工作共同發(fā)展。如沒有制度規(guī)范，管理過程混亂，不能進(jìn)行有序工作，將會(huì)影響高校檔案信息化管理效率和實(shí)際的價(jià)值。

三、高校檔案管理信息化的有效策略

（一）建設(shè)高素質(zhì)檔案信息化管理人才隊(duì)伍

在如今的大數(shù)據(jù)發(fā)展時(shí)代，高校應(yīng)當(dāng)重視信息化平臺(tái)的建設(shè)，檔案信息化管理需要人才和技術(shù)的配合才能建設(shè)好。高校應(yīng)以計(jì)算機(jī)專業(yè)和檔案專業(yè)的人才為基礎(chǔ)，培養(yǎng)復(fù)合型人才為任務(wù)，針對(duì)性的培養(yǎng)專業(yè)人才隊(duì)伍。建立健全檔案管理人員招考標(biāo)準(zhǔn)，提升專業(yè)、學(xué)歷等要求，原則上應(yīng)該要具有檔案、信息技術(shù)的背景，不要要有良好的政治、心理、身體素質(zhì)，還應(yīng)有專業(yè)的檔案從業(yè)證書，從而在自己的崗位上發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值。高校還應(yīng)建立健全的激勵(lì)機(jī)制，獎(jiǎng)勵(lì)為主，懲罰為輔，對(duì)檔案部門的工作人員定期進(jìn)行考核評(píng)估，調(diào)動(dòng)工作積極性，還可以適當(dāng)?shù)脑黾痈?jìng)爭(zhēng)的氛圍，以激發(fā)工作人員及潛能及創(chuàng)造力，讓他們感受到緊張感，不斷主動(dòng)的進(jìn)行學(xué)習(xí)，從而提升自己的專業(yè)能力。有計(jì)劃有目的開展繼續(xù)教育工作，定期開展檔案管理人員喜聞樂見的進(jìn)修方式，培訓(xùn)不但要有豐富的信息化管理內(nèi)容，還應(yīng)具有職業(yè)道德素養(yǎng)、心理健康培訓(xùn)等，開展研討會(huì)，組織大家積極主動(dòng)學(xué)習(xí)，相互討論，彌補(bǔ)的不足之處，創(chuàng)造具有符合本校的創(chuàng)新管理模式，加速信息化檔案建設(shè)的進(jìn)程。

（二）加強(qiáng)檔案信息化服務(wù)平臺(tái)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)信息共享

高校需要加大資金投入，加強(qiáng)信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施投入，為信息化服平臺(tái)提供保障，要緊跟互聯(lián)網(wǎng)的步伐，不斷改善檔案數(shù)據(jù)化信息，創(chuàng)建檔案信息數(shù)字化平臺(tái)，將高校人員信息和數(shù)據(jù)平臺(tái)有效結(jié)合起來，更好的彰顯其互動(dòng)性以及服務(wù)性，方便師生進(jìn)行查詢，將各個(gè)院系部門整理收集來的資料進(jìn)行整理分類，可以直接利用，避免重復(fù)性建設(shè)。高校檔案部門可以和學(xué)校的互聯(lián)網(wǎng)中心相互配合，將檔案收集工作分布到智慧校園系統(tǒng)中，擴(kuò)展到學(xué)校整個(gè)信息系統(tǒng)，進(jìn)行一體化的連接，檔案系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的交換與共享?？梢詫n案信息系統(tǒng)與OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)接，加強(qiáng)與院系下的各個(gè)部門的聯(lián)系，消除“信息孤島”，緩解信息的分散性，最大限度的對(duì)信息資源進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共建共享，同時(shí)還應(yīng)注意檔案信息的監(jiān)管，確保信息的安全性。創(chuàng)建共享體系可以方便大眾進(jìn)行查詢，獲取自己想要的信息，讓管理工作變得簡(jiǎn)單易上手，從而提升檔案管理工作的效率。例如，青島大學(xué)根據(jù)自己學(xué)校的發(fā)展特點(diǎn)，創(chuàng)建了一套WEB系統(tǒng)，對(duì)學(xué)校檔案進(jìn)行管理，可以對(duì)老師、學(xué)生以及其他工作人員檔案進(jìn)行管理，更好的建設(shè)信息化檔案管理。

（三）加強(qiáng)檔案信息化安全體系建設(shè)

信息技術(shù)的發(fā)展推動(dòng)了檔案管理水平的進(jìn)步，與傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案不同，將檔案信息儲(chǔ)存在電子系統(tǒng)中，容易遭受木馬、病毒及黑客等的攻擊，因此，要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)安全壁壘以保證檔案信息資源的安全。首先，高校檔案管理人員及時(shí)更新信息管理的設(shè)備，安排專業(yè)人員對(duì)電子系統(tǒng)進(jìn)行定期維護(hù)，解決所存在的問題，防止系統(tǒng)老化，還應(yīng)科學(xué)運(yùn)用防火墻系統(tǒng)與各種防毒軟件，防止病毒侵入內(nèi)部對(duì)數(shù)據(jù)信息造成影響和威脅；其次，培養(yǎng)檔案管理的工作人員的安全意識(shí)，提高辨別病毒的能力，制定嚴(yán)格的信息保密制度，按照各項(xiàng)規(guī)范進(jìn)行操作，嚴(yán)禁私自進(jìn)入危險(xiǎn)網(wǎng)站進(jìn)行訪問，避免病毒侵入影響信息的安全；再次，可以引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備，例如，人臉識(shí)別或者指紋識(shí)別，防范冒充行為，學(xué)校檔案信息依賴于計(jì)算機(jī)，所以應(yīng)加強(qiáng)權(quán)限控制，禁止無關(guān)人員對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行訪問，篡改信息，破壞檔案信息的真實(shí)性；最后，可以引進(jìn)區(qū)塊連技術(shù)保護(hù)檔案信息的安全，檔案信息的變化都能被記錄查詢，可以防止檔案信息的泄露，確保信息的安全性和真實(shí)性。

(四）強(qiáng)化規(guī)章制度保障，規(guī)范檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn) 

建立統(tǒng)一的檔案信息化規(guī)范制度至關(guān)重要，面對(duì)當(dāng)今內(nèi)容復(fù)雜，多樣化的信息，統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)能夠給管理者整合數(shù)據(jù)提供極大的好處。俗話說“無規(guī)矩不成方圓”任何事情都是要建立標(biāo)準(zhǔn)的。建立一套詳細(xì)的操作的流程及標(biāo)準(zhǔn)，管理人員規(guī)范的錄入相關(guān)信息，將高校中老師、學(xué)生以及后勤人員檔案信息進(jìn)行分類整合，教學(xué)資料記錄清晰準(zhǔn)確，明確保管期限，按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行有效管理，做好分工，數(shù)據(jù)信息保持劃分類別合理性，各個(gè)部門各司其職，目標(biāo)明確，確保各個(gè)環(huán)節(jié)有序進(jìn)行，還應(yīng)將建立規(guī)章制度納入學(xué)校的整體規(guī)劃當(dāng)中，推動(dòng)信息化建設(shè)與其他工作共同發(fā)展。高校檔案信息是不斷變化的，是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程，管理人員應(yīng)當(dāng)真實(shí)記錄問題，根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行分析總結(jié)，不斷完善制度建設(shè)，過程中各級(jí)借鑒國(guó)外或者國(guó)內(nèi)各個(gè)學(xué)校的經(jīng)驗(yàn)，建立一套標(biāo)準(zhǔn)化并且與高校實(shí)際情況相匹配的數(shù)據(jù)庫(kù)，提升高校的管理效率，為檔案信息化建設(shè)提供保障。[3]

四、結(jié)論

高校檔案信息化建設(shè)是當(dāng)今大數(shù)據(jù)環(huán)境下的必然趨勢(shì)，也是高校不斷發(fā)展的必然要求，是一個(gè)漫長(zhǎng)且艱難的過程，它是需要管理技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、現(xiàn)代信息技術(shù)相融合的工作，是各個(gè)高校需要要投入大量資金和心血的一項(xiàng)工作。[4]在過程中，要正視問題和困難，不斷完善、不斷加強(qiáng)，循序漸進(jìn)，科學(xué)合理的對(duì)檔案信息進(jìn)行分類整理，重視信息化管理工作，從人才培養(yǎng)、制度規(guī)范、信息服務(wù)平臺(tái)和安全體系建設(shè)入手，提升檔案信息的利用率，利用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，創(chuàng)新發(fā)展方式，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。

本文來源：《文化產(chǎn)業(yè)》http://m.k2057.cn/w/wy/25136.html