淺談房地產開發(fā)企業(yè)工程檔案管理

檔案管理是一個公司生產經營管理的基礎工作之一，是維護公司經濟利益、合法權益和還原歷史面貌的一項重要工作。在房地產企業(yè)檔案中，工程檔案占有很大的比重，是房地產企業(yè)檔案管理的主要內容之一，工程檔案實質上反映了在建工程的真實狀況。項目工程檔案管理的好壞直接影響到工程管理質量，影響房地產企業(yè)整體的經濟效益。作者依據自身工作經驗，試對房地產開發(fā)企業(yè)的工程檔案管理作出分析，以期進一步加強房地產工程檔案的管理工作，從而提高檔案管理整體水平，促進房地產開發(fā)活動的健康長期有序發(fā)展。

一、 房地產企業(yè)工程檔案歸檔范圍

根據由住房和城鄉(xiāng)建設部發(fā)布，2015年5月1日起實施的《建設工程文件歸檔規(guī)范》（GB/T50328-2014），并結合實際工作需要，本文將房地產企業(yè)工程類檔案的歸檔范圍分為準備資料、施工文件、竣工備案文件、合同資料，以及聲像電子文檔資料等。

1.準備資料

即項目決策立項階段的文件。包括項目的用地、規(guī)劃、施工許可證類文件，初步設計圖、文本等文件，勘察、環(huán)評、施工圖審查報告等，招標相關文件等資料。

在房地產項目運營管理過程中，其利潤貢獻和運營風險從項目前端到后端呈現出的是遞減特性。因此，對于房地產開發(fā)企業(yè)而言，規(guī)劃設計及施工階段是房地產企業(yè)項目開發(fā)運營過程中最為核心和關鍵的階段，也是集中評審和審批關鍵節(jié)點最為集中的階段，是需要各職能業(yè)務部門的通力配合方能有序推進的。

2.施工文件

即中標單位（項目施工方）在施工過程中形成的一系列資料文件檔案。這部分資料需要施工承包單位待工程結束時，按照單體組卷，移交房地產開發(fā)企業(yè)存檔。這就需要房地產開發(fā)企業(yè)監(jiān)督施工單位將各類檔案按時、有序提交成卷檔案。

其中主要文件有以下四個方面：一是土建、安裝質量控制資料；二是土建工程竣工文字材料；三是給排水、電氣、消防、通風、空調、電梯、裝飾等工程文字材料；四是竣工圖，分為綜合管線圖和各專業(yè)竣工圖。

施工文件對一個項目的開發(fā)工作起著主導作用，直接對項目的開發(fā)質量，過程安全管控，工程進度與過程管理行為控制進行管理。

3.竣工備案文件

竣工備案文件指工程完工后進行的驗收考核各項工作產生的檔案文件，作為備案依據。

就房地產開發(fā)企業(yè)而言，竣工驗收備案是企業(yè)業(yè)績指標之一，是決定該項目是否可以進行利潤結轉的重要前提條件，是聯系項目施工建設階段和交房入伙階段的一個重要的橋梁性工作。因此這一階段所形成的竣工備案文件也十分重要。

4.合同資料

包含設計、標底編制、放樣及竣工測量、勘察、主體施工、監(jiān)理、樁基、管道等合同。房地產企業(yè)的合同種類繁多，關乎到該項目的成本、進度、收益，同時還是法律保障。因此加強房地產企業(yè)的合同管理可以保證企業(yè)的正常運行，促進企業(yè)的健康良好發(fā)展。

5.聲像電子文檔資料

主要是指項目建設過程中形成的設計光盤和照片等。這部分檔案主要運用在在房地產開發(fā)企業(yè)（甲方）對施工單位（乙方）進行項目竣工驗收時，做到有據可查，避免造成互相推諉責任的情況發(fā)生。

二、 房地產企業(yè)工程檔案的特點

1.成套性

房地產開發(fā)企業(yè)的工程檔案反映了一個單位建設工程的活動成果，這些成果包含了設計部門的設計成果、施工單位的建筑成果、建設單位的開發(fā)成果等。一套完整的工程檔案應包括建筑、結構、水、強弱電、設備、外墻、裝飾等一系列專業(yè)文件構成，各部分相互聯系密切，不可分割。

2.動態(tài)性

設計圖紙文件是可做修改的，這是工程檔案一大特征。施工圖審查合格后不一定完全按照此圖施工，可能由于現場施工的實際情況、施工環(huán)境、施工條件和自然條件等因素的影響不得不進行一些設計上的修改、補充。這就要求檔案管理人員對這一部分檔案進行收集、更新，要保持信息暢通，文件及時歸檔。

3.階段性

一般房地產工程開發(fā)要經過前期準備、產品設計、施工監(jiān)理和竣工驗收等四個階段。每一個階段都是相對獨立的，并且只有前一個階段的工程經過相關部門審核驗收合格之后方可進行下一個階段的工作。房地產開發(fā)企業(yè)只有做好前期的項目定位，并在可行性研究報告經審核通過后，才可以與設計單位擬定項目產品初步與擴充設計方案；設計方案通過后才能進行施工圖的設計；只有施工圖審查合格并拿到施工許可證方可進行施工。由此可見，房地產工程類檔案是嚴格按照階段進行的，每個階段既密不可分，又有相對的獨立性，它們相互組成了一個有機聯系的整體。

4.真實性

工程檔案是隨著該項目工程的建設同步產生的，是報批、施工和竣工過程的最原始性記錄。通過工程檔案可以全面考核該項工程的建設工作是否符合規(guī)范要求，同時也是竣工驗收的重要依據。因此一定要保證其真實可信。

三、 房地產開發(fā)企業(yè)工程檔案整理立卷的要求

1.基本要求

（1）按步驟分類立卷。根據房地產企業(yè)工程類檔案整理的特性，檔案管理人員應當在日常整理工程檔案的過程中將其前期準備資料、施工過程文件和竣工備案文件分開檔案立卷整理，在每一卷的封面上表明項目、期數、批次、樓棟號及施工單位名稱。這樣既方便了工程結束時的審計，又有利于公司日常的資料查找。

（2）分先后有序裝訂。工程檔案的歸檔文件按“件”裝訂整理，要嚴格按照國家檔案局檔案館（室）業(yè)務指導司《歸檔文件整理規(guī)則》（DA／T22-2015）進行整理，以“件”為保管單位。裝訂時，要注意前后順序：正文在前，附件在后；批復在前，請示在后；轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后。工程檔案還涉及到圖紙的存檔，所存圖紙應當存放于專門的底圖柜，并按照專業(yè)排列，相同專業(yè)的圖紙按照圖號順序進行排列，包含文字材料的圖紙，文字材料在前、圖紙在后進行存放。

（3）巧編碼多套保管。由于工程檔案的重要性，工程檔案一般不少于兩套，對所有檔案編碼保存，待項目結束審計后由該項目公司將兩套完整的工程檔案分別移交至城建檔案館和公司總部檔案室存檔保管。

（4）編制目錄便于查調。在日常檔案管理工作中，檔案工作者要編制好每個項目的檔案總目錄和卷內目錄，分項目整理，并在檔案柜商用標簽貼記錄項目名稱及所存案卷序號。這樣在查詢時，就可以先查詢總目錄的案卷，然后找出相對應的卷內目錄，迅速找到所需文件的存放處，對照目錄，及時調出相應文件。

2.質量要求

按照《建設工程文件歸檔規(guī)范》（GB/T50328-2014）的要求，歸檔的工程文件必須是原件，檔案工作人員仍需對移交檔案注意以下幾方面：竣工圖紙上沒有蓋竣工圖章的，沒有負責人簽字的，在施工過程中出現方案變更的等一些問題一定不可以歸檔，要立即通知相關單位或部門采取相應的補救措施，保證工程資料的完整性、合法性。

3.歸檔時間要求

歸檔要盡量提前。檔案工作人員應當從項目立項開始直到竣工備案完成，要求各部門各項目在該工程進行的每個階段形成的工程資料必須及時上交到開發(fā)企業(yè)；同時，也便于我們在收集整理過程中及時發(fā)現問題并處理解決。如人力條件有所限制，檔案室可只接受立卷的材料。

四、 房地產開發(fā)企業(yè)工程檔案的日常借閱管理

工程檔案對于房地產開發(fā)企業(yè)有著重要意義，對檔案的借閱在所難免，因而為了保證原始檔案的安全和完整性，應嚴格規(guī)范工程檔案的借閱活動。一般的做法是，做好借閱登記，制作內容詳細的借閱單，規(guī)定嚴格的借閱時限。

在日常收集整理工程檔案的過程中，筆者發(fā)現與本單位有合作關系的一些外包建筑施工單位經常不能及時的上交檔案，更嚴重的還有檔案遺失情況出現。為了解決此類問題，較為行之有效的是經濟手段。例如，房地產開發(fā)企業(yè)可以通過與外包建筑施工單位訂立合同的方式，收取一部分檔案押金，直到該項目工程完工后，施工單位將完整的檔案移交至房地產開發(fā)企業(yè)檔案部門檢查合格，方可退回押金。這是保證工程檔案完整、及時歸檔采用的一種經濟手段。除了運用經濟手段，開發(fā)企業(yè)的檔案人員還要經常深入到項目工程第一現場，檢查并指導在建項目的相關資料收集整理工作，可以大大提高日后工程檔案的歸檔效率。

五、 結語

工程檔案在房地產開發(fā)企業(yè)中有著重要作用，同時也是一個系統化的工作，需要多方人員參與配合，共同遵守相關的法律法規(guī)，認真貫徹執(zhí)行工程檔案管理的標準規(guī)范，要把握好工程檔案的內容和特點，合理立卷，及時歸檔，規(guī)范流程，注意各環(huán)節(jié)要求，保證工程檔案的真實、有效、完整，確保企業(yè)會用、善用工程檔案，實現有效持續(xù)發(fā)展。

本文來源：《企業(yè)科技與發(fā)展》：http://m.k2057.cn/w/qk/21223.html